‘미래의 작업 환경으로 떠오르고 있는 ‘하이브리드 워크스페이스’
정부의 사회적 거리 두기 해제 발표 후 많은 조직이 일상으로 돌아가고 있습니다.
재택근무, 유연 근무를 통해 가능한 직원들이 한 공간에 모이지 않게 노력하던 사회적 거리두기가 757일 만에 해제되고 이제는 다시 사무실로 복귀를 서두르는 곳이 많습니다. 이 과정에서 보이지 않는 문제가 발생하고 있습니다.
100% 과거로 돌아가기 어려운 이유
코로나19 (COVID-19)초 만 해도 사무실에 모두 출근하지 않으면 아무래도 업무 생산성과 효율성을 떨어질 것이라는 걱정이 많았습니다.
하지만 막상 재택근무와 유연 근무를 해본 결과는? 업무는 차질 없이 이어졌습니다. 오히려 워라밸(Work & Life Balance)가 좋아지는 긍정적 효과를 느끼는 이들이 많았습니다. 상황이 이러하다 보니 일상으로의 복귀를 달갑지 않게 여기는 이들이 적지 않습니다. 특히 MZ세대의 경우 재택, 유연 근무를 더 원한다고 당당히 목소리를 내고 있습니다.
재택과 유연 근무를 뉴 노멀로 인정하고 과거로 100% 돌아가지 않겠다고 선언하는 기업들도 있습니다. 이들 기업의 선택을 뭐라고 할까요? 바로 하이브리드 워크스페이스(Hybrid Workspace)입니다. 직원의 선호에 따라 풀 타임 출근, 파트 타임 출근, 재택 근무를 선택할 수 있게 하는 것입니다.
구글 워크스페이스(Google Workspace)는 하이브리드 워크스페이스 전략을 택하고자 하는 기업을 위한 서비스로 빠르게 진화하고 있습니다. 구글 워크스페이스가 어떻게 새로운 근무 환경을 지원하는지 살펴보겠습니다.
🙂 직원들이 원하는 하이브리드 워크스페이스는?
하이브리드 워크스페이스는 직원들의 욕구를 잘 담아 내야 합니다. 재택· 유연 근무를 선호하는 이들은 보통 세 가지 욕구를 갖고 있습니다. 주어진 시간을 내게 맞게 효율적으로 쓰고 싶다는 것, 언제 어디서든 원할 때 업무를 보고 싶다는 것, 서로 떨어져 있더라도 동료 간 깊은 유대감을 유지하고 싶다는 것 세 가지입니다. 구글 워크스페이스는 이 세 가지 욕구를 잘 수용합니다. 풀 타임, 파트 타임, 재택 근무자의 시각에서 조직원의 욕구를 구글 스페이스가 어떻게 잘 반영하고 있는지 알아보겠습니다.
먼저, 풀 타임 및 파트 타임 근무 옵션을 선택한 경우입니다. 하이브리드 워크스페이스 전략을 채택한 곳 중 상당 수는 고정 좌석제를 폐지하고 회사에 출근해 자유롭게 원하는 자리에서 업무를 볼 수 있게 합니다. 구글 워크스페이스를 이용하면 마켓플레이스에 등록된 Comeen 같은 데스크 부킹 앱을 통해 원하는 위치에 있는 책상을 출근 전에 예약할 수 있습니다. 회의실 예약도 물론 가능합니다.
회사에 출근하거나 재택 근무를 하는 동안 중요한 일에 집중하기 위해 나만의 시간이 필요하다면? 구글 캘린더를 이용해 집중 시간을 정해 놓고 이를 공유하면 됩니다. 이 시간 동안은 업무 연락 등으로 인해 방해 받을 일이 없습니다.
하이브리드 워크스페이스에서 협업 지원은 그 무엇보다 중요합니다.
직원의 위치가 다양하다 보니 디지털 공간에서 자유롭게 모여 협업을 할 수 있는 도구가 잘 갖추어져 있어야 업무가 매끄럽게 흘러갑니다. 협업은 여러 가지 형태로 이루어지는데 그중에서 비중이 가장 큰 것은 아마 문서 작업이 아닐까 합니다. 기안, 제안서, 보고서 등 여럿이 협력해 만들어야 하는 문서 작업을 할 때 어떻게 하시나요? 보통 이메일이나 파일 공유 서비스를 이용해 문서를 주고 받으면서 버전을 갱신하는 업무 방식이 떠오를 것입니다. 하이브리드 워크스페이스에서는 이런 식으로 일하면 효율이 떨어집니다. 특히 문서가 복잡하거나 양이 많을 경우 뭔가 진도가 잘 안 나가는 느낌을 지울 수 없습니다. 구글 워크스페이스는 공동 문서 작업을 위해 스마트 캔버스(Smart Canvas) 기능을 지원합니다.
🙂 업무에도 대화가 필요해
스마트 캔버스는 이름에 나와 있듯이 하나의 캔버스에 문서를 올려 놓고 여럿이 자유롭게 의견을 주고 받으면서 문서를 완성할 수 있는 환경입니다. 다음 영상의 인트로만 봐도 감이 올 것입니다.
스마트 캔버스를 이용하면 @ 멘션을 이용하면 참조인, 파일, 회의 목록 등을 문서 상에 바로바로 파악하며 협업을 할 수 있습니다. 또한, 체크 리스트를 통해 각자 맡은 역할을 잊지 않고 함께 작업을 해나가기도 좋습니다. 한 마디로 요약을 하면 대화를 중심으로 문서를 만들자는 것이 스마트 캔버스가 내세우는 모토입니다.
🙂 동료애를 키우는 그 느낌
하이브리드 워크스페이스에서 진행되는 회의 중 상당수는 화상으로 이루어집니다. 사무실에 출근해 근무하는 동료, 커피 숍에 잠시 들려 회의에 참석하는 동료, 재택근무 중인 동료 등 여러 위치에 있는 이들이 참여하려면 화상 회의를 하는 빈도 수가 높게 마련입니다.
화상 회의 기술도 발전을 거듭하면서 점점 물리적 거리를 좁히고 있습니다. 물론 직접 옆에 앉아 이야기하는 느낌까지는 아니지만 최근 AI/ ML 기술 적용이 가속화되면서 회의 참가자 간에 친밀감을 높일 수 있는 쪽으로 발전 중입니다. Google Meet을 예로 들자면 집에서 회의에 참여할 때 배경을 흐리게 하거나 교체하는 것도 ML 기술 덕분에 가능합니다. 그리고 회의 참가자 음성만 또렷하게 들리고 주변 소음을 차단하는 노이즈 캔슬링 기능 역시 머신 러닝 기술이 멋지게 처리하는 것입니다.
첨단 기술로 물리적 거리를 좁힌다는 것은 좀 더 친근한 회의 환경을 온라인에 마련하는 것이라고 보면 됩니다. 한편, 한 자리에 모일 때 흔히 하던 화이트보드에 이런 저런 아이디어를 적어 가며 하는 회의도 Google Meet의 화이트 보드 기능을 통해 온라인 상에서 할 수 있습니다.
🙂 보안은 기본
하이브리드 워크스페이스가 자리를 잘 잡으려면 보안에 대한 보장이 필요합니다. 어느 위치, 어떤 장치, 어떤 사용자이건 제로트러스트 보안 아키텍처를 기반으로 정책을 부여하고 접근을 제어할 수 있어야 하죠. 구글 워크스페이스는 아무것도 믿지 않는다(Trust Noting)는 원칙 아래 제로트러스트 보안을 지원합니다.
이상으로 『 하이브리드 워크스페이스 시대를 위한 업무 환경의 모습 』 을 그려보았습니다. 😎
다음 포스팅에서는 다른 주제로 찾아뵙겠습니다. 🙂
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