사회적 거리 두기가 어느덧 우리 일상으로 자리를 잡고 있습니다. 초중고 개학이 연기를 거듭하고 있고, 기업의 원격 근무와 유연 근무 확대 역시 이어지고 있습니다. 이에 따라 기업 IT 부서는 요즘 원격 근무 지원하느라 정신이 없습니다. 지금까지 원격 근무, 유연 근무의 필요성은 주로 생산성과 효율성에 초점을 맞추었습니다. 바이러스 확산과 같이 전례 없는 사태로 인해 전사 측면에서 원격과 유연 근무를 목표로 삼지는 않았습니다. 하지만 2020년 현재 기업이 직면한 현실은 언제 끝날지 모르는 바이러스 사태를 전사 측면에서 대응해야 합니다.
“업무 중단 최소화를 넘어 생산성 극대화를 향한 여정”
최근 원격 근무 관련 키워드는 비즈니스 연속성 보장입니다. 사회적 거리 두기에 동참하는 가운데 어떻게 하면 업무 중단이나 업무 불편을 최소화할 것인가? 여기에 목표를 두고 있습니다. 관련해 IT 부서는 조직원이 어디서건 효율적으로 업무를 이어갈 수 있도록 하기 위해 노력하고 있습니다. 이런 노력이 업무 중단 최소화를 넘어 효율성 확보까지 가능하게 하려면 IT 부서는 무엇을 해야 할까요?
“조직원이 원격으로 협업할 수 있는 도구가 필요”
원격 근무와 유연 근무는 서로 사무실에서 얼굴을 맞대고 일하는 것처럼 긴밀하게 일한다기보다 느슨한 연결 속에서 협업한다고 보는 것이 맞을 것입니다. 조직원이 서로 다른 위치에서 서로 연결된 상태를 유지하려면 화상 회의, 채팅, 이메일, 문서 작업 등의 도구가 필요합니다. 여기에 안전한 연결과 접근을 위한 VPN 및 사용자 인증에 대한 올바른 정책도 있어야 합니다. 장치 역시 가급적이면 회사에서 지급한 관리되는 기기를 쓰면 좋습니다.
참고로 구글은 G Suite 및 G Suite for Education을 이용하는 조직 중 원격 근무 관련 도구를 미처 준비하지 못한 곳을 위해 무료로 행아웃 화상 회의를 무료로 제공합니다. 이 기능을 이용을 원할 경우 G Suite 관리자 콘솔에 접속해 Apps > G Suite > Google Hangouts > Meet settings 메뉴로 들어가 화상 회의 기능을 활성화하면 됩니다.
“전사 원격 근무 지원에 유용한 사내 사이트”
원격 근무자가 많으면 개인용 업무 도구만으로는 충분하지 않습니다. 모두가 한 곳을 바라보며 일을 할 구심점이 필요합니다. 이때 유용한 것이 구글 Sites를 이용해 팀 사이트나 회사 사이트를 만드는 것입니다.
물론 그룹웨어를 사용한다면 따로 필요성을 느끼지 못할 수 습니다. 하지만 그룹웨어가 없다면 구글 Sites로 협업을 위한 웹 페이지를 만들어 주요 공지 사항이나 공유해야 할 자료를 올려놓으면 협업이 한결 매끄럽게 이루어집니다. 구글 Sites를 이용해 Google Docs, Sheets, Slides로 작업한 문서의 링크를 게시하면 공동 문서 편집 등에 대한 작업 현황도 일목요연하게 정리됩니다. 구글의 문서 도구는 최대 100명까지 공동 편집이 가능합니다. 또한, 많은 수의 사용자를 수용하는 공유 옵션을 제공합니다. 따라서 웬만한 조직에서는 원격 근무를 위한 협업 도구로 부족함이 없습니다.
한편 구글 Sites를 이용해 원격 근무자를 위한 IT 헬프데스크 페이지를 개설할 수도 있습니다. 이 웹 사이트를 통해 근무 시간 동안 원격 근무자들의 각종 문의를 처리할 수 있습니다.
“원격 근무를 위한 장치 관리 방안”
원격 근무 관련해 보안을 우려하는 이들이 많습니다. 보안은 원격 근무 실행의 핵심 전제 조건입니다. 이를 만족하기 위해 IT 부서는 회사의 보안 정책을 원격 근무 환경까지 유지할 방안을 마련해야 합니다. 특히 장치의 경우 원격 관리의 중요성이 큽니다. 그 이유는 민감한 정보를 담고 있는 장치를 외부에서 잃어버리거나, 도난당했을 경우 등 다양한 변수를 고려해야 하기 때문입니다.
구글 크롬 엔터프라이즈 장치를 이용하면 원격 근무자를 위한 다양한 관리, 보안 정책 적용이 용이합니다. 관리자는 크롬 기반 장치를 관리 대상으로 손쉽게 등록할 수 있으며, 다양한 정책을 반영할 수 있습니다. 관리자는 100개 이상의 정책을 관리 중인 크롬 장치에 적용할 수 있습니다. 또한, 앱 설치와 네트워크 설정, 접근 제어 등도 중앙집중적으로 할 수 있어 원격 근무를 해도 사내 장치와 같은 수준의 관리를 할 수 있습니다. 그리고 회사에서 지급한 크롬 장치는 정책 적용을 통해 개인적인 용도로 쓰는 것을 막을 수도 있습니다.
“사용 패턴을 추적하고, 모범 사례를 발굴해 확산하는 것이 중요”
협업 도구와 장치를 주면 원격 근무 지원의 책임이 다 끝난 것일까요? IT 부서에는 일이 남아 있습니다. 사용자들이 어떤 패턴을 보이며 원격 근무를 하고 있는지 살펴야 합니다. 가령 관리 콘솔에 있는 Meet quality tool을 사용하면 온라인상에서 이루어지고 있는 미팅 관련 현황을 파악할 수 있습니다. 이런 도구를 이용해 원격 회의가 제대로 이루어지고 있지 않다면 그 원인은 무엇인지 파악해야 합니다. 이외에도 사용자들이 무엇을 불편해하는지, 어떤 기능을 제대로 활용 못 하는지 파악하고, 동시에 모범 사례를 발굴해 이를 성공 사례로 공유해야 합니다. G Suite를 이용해 원격으로 팀이 협업 더 효율적으로 하는 것에 대한 팁은 헬프 센터 문서를 참조 바랍니다.
